- [文件名稱] 山西省市場監(jiān)督管理局 山西省檔案局關(guān)于印發(fā)《經(jīng)營主體登記檔案管理辦法》的通知
- [文件文號] 晉市監(jiān)發(fā)〔2024〕83號
- [成文日期] 2024-04-26
- [發(fā)布日期] 2024-10-11
- [狀態(tài)] 有效
山西省市場監(jiān)督管理局 山西省檔案局
關(guān)于印發(fā)《經(jīng)營主體登記檔案
管理辦法》的通知
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晉市監(jiān)發(fā)〔2024〕83號
各市市場監(jiān)管局、審批服務(wù)管理局,、檔案局,，綜改示范區(qū)市場監(jiān)管局、行政審批局：
為加強(qiáng)經(jīng)營主體登記檔案管理,，規(guī)范檔案收集,、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案,，提高檔案信息化建設(shè)水平,。省市場監(jiān)管局、省檔案局制定了《經(jīng)營主體登記檔案管理辦法》,，現(xiàn)印發(fā)給你們,，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。
山西省市場監(jiān)督管理局
山西省檔案局
2024年4月26日
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（此件公開發(fā)布）
經(jīng)營主體登記檔案管理辦法
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第一章??總?則
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第一條?為規(guī)范經(jīng)營主體登記檔案管理,，有效保護(hù)和利用檔案,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》和《中華人民共和國市場主體登記管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際,，制定本辦法,。
第二條?本辦法所稱經(jīng)營主體是根據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國市場主體登記管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)登記的主體。
經(jīng)營主體登記檔案是指縣級以上地方人民政府承擔(dān)經(jīng)營主體登記工作的部門（以下簡稱登記機(jī)關(guān)）依法對經(jīng)營主體進(jìn)行登記,、備案過程中形成的對國家和社會有查考,、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄,。
第三條?經(jīng)營主體登記檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級管理的原則。各級登記機(jī)關(guān)會同本級檔案主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)經(jīng)營主體登記檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo),。
省市場監(jiān)督管理局負(fù)責(zé)建立統(tǒng)一的經(jīng)營主體登記檔案管理制度,，各級登記機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)收集,、整理、保護(hù),、統(tǒng)計(jì)和利用本行政區(qū)域內(nèi)經(jīng)營主體登記檔案,。
第四條?登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對經(jīng)營主體登記檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，保障經(jīng)營主體登記檔案工作所需場所,、設(shè)施設(shè)備和工作經(jīng)費(fèi),，保證經(jīng)營主體登記檔案工作順利開展，確保經(jīng)營主體登記檔案真實(shí),、完整,、可用、安全,。
第五條 登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確經(jīng)營主體登記檔案工作負(fù)責(zé)部門,，配備相應(yīng)的工作人員負(fù)責(zé)具體工作。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備良好的政治素質(zhì),，遵紀(jì)守法,，熟練掌握檔案工作技能和業(yè)務(wù)知識，并保持相對穩(wěn)定,，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),。
第六條?登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極支持和加強(qiáng)經(jīng)營主體登記檔案信息化建設(shè)，將經(jīng)營主體登記檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃,。
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第二章 ?經(jīng)營主體登記檔案的收集和管理
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第七條?登記機(jī)關(guān)按照“一戶一檔,、一檔可立多卷”的原則和形成的時間順序，對經(jīng)營主體登記檔案依法分類,，有序收集管理,。
第八條?經(jīng)營主體存續(xù)期間，登記檔案的保管期限與存續(xù)期一致,。
已注銷經(jīng)營主體紙質(zhì)登記檔案,，保管期限按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。紙質(zhì)檔案銷毀前,，登記機(jī)關(guān)應(yīng)通過信息化手段建立紙質(zhì)檔案數(shù)字副本,。
第九條?經(jīng)營主體登記檔案的收集范圍：經(jīng)營主體申請?jiān)O(shè)立（開業(yè)）登記、變更（備案）登記,、注銷登記,、其他登記等過程中形成的文件材料。
登記機(jī)關(guān)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位經(jīng)營主體登記檔案,，對本單位經(jīng)營主體登記文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),。
凡屬經(jīng)營主體登記檔案收集范圍內(nèi)的文件材料，實(shí)行集中統(tǒng)一管理,，任何部門和個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有,。
第十條?經(jīng)營主體登記檔案根據(jù)國家市場監(jiān)督管理總局公布的提交材料規(guī)范按順序排列文件材料,。
第十一條?登記機(jī)關(guān)統(tǒng)籌開展經(jīng)營主體登記傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子檔案管理工作,。
登記機(jī)關(guān)應(yīng)建立經(jīng)營主體登記檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制,，有序開展檔案數(shù)字化工作。經(jīng)營主體登記檔案的數(shù)字化加工,，按照《經(jīng)營主體登記檔案的掃描（利用）分級標(biāo)準(zhǔn)》和檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
經(jīng)營主體登記電子文件歸檔和電子檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理,、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、高效利用,、安全可控的原則,，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。
經(jīng)營主體登記電子文件歸檔一般采用在線實(shí)時歸檔方式,，不具備在線歸檔條件的,，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過辦理完畢后的1個月內(nèi),。
第十二條?經(jīng)營主體因住所（主要經(jīng)營場所,、經(jīng)營場所）變化需遷移登記檔案的，只需向遷入地登記機(jī)關(guān)辦理住所（主要經(jīng)營場所,、經(jīng)營場所）變更登記,，申請檔案遷入，無需向遷出地登記機(jī)關(guān)提出遷出申請,。遷出地登記機(jī)關(guān)無正當(dāng)合法理由不得限制,、妨礙經(jīng)營主體遷移，遷移規(guī)程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
第十三條 登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),，改善檔案安全管理?xiàng)l件，配置符合國家有關(guān)規(guī)定的專門庫房,，配備防火,、防盜、防水,、防光,、防塵、防有害氣體,、防有害生物以及溫濕度調(diào)控等必要的設(shè)施設(shè)備,，配備檔案工作所需的工作設(shè)備。有條件的登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)實(shí)行檔案庫房,、閱覽室和檔案工作人員辦公用房三分開,。
第十四條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備,，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)；定期清掃除塵,，保持庫房清潔,；定期檢查檔案保管狀態(tài)，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù),。
第十五條?登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對經(jīng)營主體登記檔案的收進(jìn)和移出,、保管數(shù)量、查閱和利用效果等情況進(jìn)行及時,、準(zhǔn)確地登記和統(tǒng)計(jì),。
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第三章 ?經(jīng)營主體登記檔案的利用
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第十六條 登記機(jī)關(guān)遵循依法、公正,、便民的原則,，采取線上線下融合的方式為自然人、法人和非法人組織提供經(jīng)營主體登記檔案查詢服務(wù),。
經(jīng)營主體登記檔案鼓勵采取數(shù)字化的查詢方式,。依法需要鑒定字跡或印鑒的，登記機(jī)關(guān)應(yīng)提供紙質(zhì)檔案原件便于鑒定,。
第十七條?鼓勵自然人,、法人和非法人組織登錄國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)營主體基本信息查詢。鼓勵經(jīng)營主體登錄山西省市場監(jiān)督管理局企業(yè)檔案查詢平臺查詢經(jīng)營主體自身登記檔案,。
公安機(jī)關(guān),、國家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān),、審判機(jī)關(guān),、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)可以通過山西省政務(wù)外網(wǎng)登錄山西省市場監(jiān)督管理局企業(yè)檔案查詢平臺查詢本省經(jīng)營主體登記檔案,。
第十八條 采取線下方式申請查詢經(jīng)營主體登記檔案,，應(yīng)當(dāng)填寫《經(jīng)營主體登記檔案查詢登記表》，按照下列要求提交材料：
（一）公安機(jī)關(guān),、國家安全機(jī)關(guān),、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān),、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān),、審計(jì)機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)查詢與自身工作內(nèi)容有關(guān)的經(jīng)營主體登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具本部門公函及查詢?nèi)藛T的有效工作證件原件及復(fù)印件,。
（二）受當(dāng)事人委托的律師,、基層法律服務(wù)工作者和法律援助機(jī)構(gòu)人員可以查詢與其辦理事項(xiàng)相關(guān)的經(jīng)營主體登記檔案。律師應(yīng)當(dāng)出具所在單位出具的證明,、本人的律師執(zhí)業(yè)證書原件及復(fù)印件,；基層法律服務(wù)工作者應(yīng)當(dāng)出具所在單位的證明,、本人有效工作證件原件及復(fù)印件；法律援助人員應(yīng)當(dāng)出具法律援助機(jī)構(gòu)的指派通知書,、介紹信及本人的有效工作證件原件及復(fù)印件,。
（三）公證機(jī)構(gòu)、仲裁機(jī)構(gòu)查詢與自身工作內(nèi)容有關(guān)的經(jīng)營主體登記檔案,，應(yīng)當(dāng)出具本機(jī)構(gòu)公函及查詢?nèi)藛T的有效執(zhí)業(yè)證件原件及復(fù)印件,。
（四）經(jīng)營主體查詢自身登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具說明查檔用途的有效介紹信,，出示營業(yè)執(zhí)照的原件或加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及指定查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復(fù)印件,。
（五）經(jīng)營主體投資主體查詢其投資的經(jīng)營主體登記檔案，自然人應(yīng)當(dāng)出具有效身份證件原件及復(fù)印件,，法人和非法人組織應(yīng)當(dāng)出具有效主體資格文件復(fù)印件,、加蓋公章的授權(quán)委托書及查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復(fù)印件。
（六）進(jìn)入訴訟程序,、執(zhí)行程序或仲裁程序的自然人,、法人和非法人組織,，查詢與自身所涉案件相關(guān)的經(jīng)營主體登記檔案,，應(yīng)當(dāng)提交人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)司法文書（文件），自然人的有效身份證件原件及復(fù)印件,、法人和非法人組織有效主體資格文件復(fù)印件,、加蓋公章的授權(quán)委托書及查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復(fù)印件。
（七）破產(chǎn)管理人（清算組）查詢指定破產(chǎn)（強(qiáng)制清算）經(jīng)營主體登記檔案,，應(yīng)當(dāng)出具人民法院受理破產(chǎn)（強(qiáng)制清算）案件裁定書,、指定破產(chǎn)管理人（清算組）決定書等復(fù)印件、指定破產(chǎn)管理人（清算組）的有效主體資格文件復(fù)印件或身份證明,、加蓋公章的授權(quán)委托書及查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復(fù)印件,。
第十九條?公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān),、檢察機(jī)關(guān),、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān),、審計(jì)機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)可以在全省各級登記機(jī)關(guān)查詢與自身工作內(nèi)容有關(guān)的省內(nèi)經(jīng)營主體的信息查詢單,。
任何組織和個人，在填寫《經(jīng)營主體登記事項(xiàng)信息查詢登記表》后,，可以在全省各級登記機(jī)關(guān)申請查詢經(jīng)營主體的登記事項(xiàng)信息,。
第二十條?登記機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān),、國家安全機(jī)關(guān),、檢察機(jī)關(guān),、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān),、審計(jì)機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)確需查閱紙質(zhì)檔案原件的,，填寫《經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案查閱登記表》，經(jīng)登記機(jī)關(guān)經(jīng)營主體登記工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,，檔案工作人員全程陪閱,。
第二十一條 申請鑒定經(jīng)營主體登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具鑒定委托書,、鑒定機(jī)構(gòu)公函,、鑒定機(jī)構(gòu)資質(zhì)復(fù)印件、鑒定人員的有效執(zhí)業(yè)證件原件及復(fù)印件,，填寫《經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案鑒定登記表》,，經(jīng)登記機(jī)關(guān)經(jīng)營主體登記工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，指定檔案工作人員負(fù)責(zé)接待,。經(jīng)營主體登記檔案鑒定工作應(yīng)在檔案室或經(jīng)營主體登記機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的場所進(jìn)行,。
第二十二條?查閱和鑒定經(jīng)營主體登記檔案要遵守利用規(guī)定、履行相關(guān)手續(xù),，不得有竄改,、損毀、調(diào)換,、抽取檔案等行為,。如有上述行為，按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》等有關(guān)規(guī)定追究相應(yīng)的法律責(zé)任,。
第二十三條 經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案利用完畢,，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查核對，確保經(jīng)營主體登記檔案的完整與安全,。
第二十四條?經(jīng)營主體登記檔案查詢內(nèi)容涉及國家秘密,、商業(yè)秘密、個人隱私的,，須遵守《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》等法律法規(guī),。
登記機(jī)關(guān)的內(nèi)部審批文書，在辦理涉及登記機(jī)關(guān)的案件時方可查閱,。
第二十五條?查詢服務(wù)對象對查詢所獲取的經(jīng)營主體登記檔案信息,，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益,、社會公共利益和第三方合法權(quán)益,。所獲取的經(jīng)營主體登記檔案信息僅限于該次查詢的正常利用，不得以其他不正當(dāng)方式利用或牟取利益。任何組織和個人不得擅自公布不屬于自身所有的檔案,。
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第四章 ?獎勵與處罰
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第二十六條?有下列情形之一的,，依照國家有關(guān)規(guī)定給予表揚(yáng)、表彰或者獎勵：
（一）在經(jīng)營主體登記檔案的收集,、整理或者利用等方面做出顯著成績的,。
（二）對經(jīng)營主體登記檔案的保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的,。
（三）同違反檔案法律,、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的,。
第二十七條?在經(jīng)營主體登記檔案工作中有違法違紀(jì)行為的,，依法依規(guī)給予處分；情節(jié)嚴(yán)重,，涉嫌構(gòu)成犯罪的,，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
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第五章 ?附 則
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第二十八條?本辦法由山西省市場監(jiān)督管理局解釋,。
第二十九條?本辦法自2024年6月1日起施行,，有效期5年。
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附件：
1.經(jīng)營主體登記檔案的掃描（利用）分級標(biāo)準(zhǔn)
2.經(jīng)營主體登記檔案查詢登記表
3.經(jīng)營主體登記事項(xiàng)信息查詢登記表
4.經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案查閱登記表
5.經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案鑒定登記表
附件1?
經(jīng)營主體登記檔案的掃描
（利用）分級標(biāo)準(zhǔn)
一,、特殊材料
不宜公開的材料,。
二、內(nèi)部材料
有審批人員簽字的材料,。
三,、經(jīng)營主體財務(wù)材料
（一）經(jīng)營主體驗(yàn)資報告,、資產(chǎn)評估報告,、審計(jì)報告和清算報告、銀行詢征函等資金證明材料,。
（二）經(jīng)營主體經(jīng)營情況,、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表,、股東權(quán)益對照表等財務(wù)報表,。
四,、經(jīng)營主體報告材料
調(diào)查報告、可行性報告、建設(shè)投資報告,、環(huán)境評估報告等材料。
五,、自然人身份材料
涉及自然人姓名,、住所、手機(jī)號及身份信息，如身份證,、戶口本,、護(hù)照、港澳通行證等,。
六,、法人身份材料
涉及法人信息的，如營業(yè)執(zhí)照,、法人證書,、許可證等。
七,、一般材料
除上述六種材料以外的材料,。
